Сессия по планированию стратегически важного проекта

Предположим, что руководство компании приняло некое решение, которое так или иначе затронет жизнь многих сотрудников, и это решение необходимо теперь толково воплотить в жизнь. Диверсификация бизнеса, серьезный инвестиционный проект, от судьбы которого зависит существование самого предприятия, да просто любое начинание, которое по тем или иным причинам близко сердцам руководителей.

С чего начать? Как добиться того, чтобы стратегический проект стал жизненно важным, в том числе и для его ключевых исполнителей? Как сохранить контроль над ситуацией, но в то же время не задохнуться от груза бюрократии и формалистики? Как избежать лоббирования, саботажа, да и просто некомпетентности со стороны участников проекта?

Если топ-менеджерами принято решение взяться за проект, который:

·        затрагивает интересы (зачастую противоречивые) ключевых руководителей компании;

·        оказывает существенное влияние на основные показатели ее деятельности;

·        позволяет повысить инвестиционную привлекательность компании;

·        способен повлиять на имидж и позиционирование компании на рынке,

то крайне важно добиться четкой постановки целей проекта и уделить особое внимание детальной проработке способов их достижения.

Зачастую повысить эффективность решения задач целеполагания и планирования можно путем привлечения нейтрального организатора, который не ангажирован ни одной из заинтересованных сторон внутри компании и понимает, какие аспекты проекта в принципе должны быть проработаны. Основная задача такого организатора – направить интеллект и опыт участников проекта в созидательное русло. На начальной фазе проекта – разработать жизнеспособные планы его реализации и заставить участников «подписаться» под предложенными ими же целями, действиями и сроками. По ходу разработки планов организатор должен выявить ожидания основных заинтересованных лиц, понять явные и скрытые противоречия в требованиях к проекту и выработать единую, целостную стратегию управления проектом.

Наиболее заинтересованными в конструктивном старте проекта обычно являются люди, несущие связанные с проектом предпринимательские риски (собственники компании), а также сотрудники, непосредственно отвечающие за выполнение проекта (генеральные директора и директора подразделений, которые будут задействованы в реализации проекта или в использовании его результатов).

Зачастую консалтинговые компании, уточнив постановку задачи, вместо обсуждения конкретной ситуации у конкретного заказчика предлагают провести стандартные тренинги по теории управления проектами. В отдельных случаях консультантами может быть проведена адаптация кейсов, которые обсуждаются в рамках предлагаемого ими курса, под предметную деятельность заказчика.

Такой тренинг является «безответственным» и безрисковым мероприятием для консалтинговой компании. Здесь срабатывает принцип «Vedi– Vidi – Vici», что переводится как «Пришел – прочитал курс – ушел». У консультанта нет ровным счетом никакой необходимости вникать в конкретный проект, организовывать рабочую группу, выявлять и разрешать конфликты, добиваться нахождения консенсуса. Приглашенный тренер может быть (и почти всегда является) хорошим оратором, зная свой курс «от и до». Но, к сожалению, практика показывает, что такой консультант далеко не всегда понимает, как применить разобранные в рамках курса методы на практике.

Итак, никаким, даже самым прекрасным, курсом поставленные задачи решить нельзя.

Для обеспечения высокой результативности процессов целеполагания и планирования необходимо проведение адресных сессий. И вести эти сессии должны высококвалифицированные эксперты, обладающие серьезным практическим опытом планирования сложных проектов и глубокими знаниями теории проектного управления, а также имеющие практические коммуникативные навыки, необходимые для организации конструктивных обсуждений в команде лидеров – топ-менеджеров и функциональных руководителей.

В рамках проведения сессии по планированию стратегического проектамы предлагаем полный комплекс работ, позволяющих максимально использовать нашу предметную специализацию и отраслевую экспертизу:

·        проведение индивидуальных встреч с заинтересованными лицами со стороны заказчика для выяснения их видения исходной ситуации, ожидаемых результатов проекта, а также принятых в компании подходов к проектной деятельности;

·        анализ имеющейся проектной документации;

·        проведение двухдневной сессии, в ходе которой в формате мозгового штурма будут разработаны и зафиксированы

·         бизнес-цели выполнения проекта;

·         верхнеуровневое описание продукта;

·         иерархическая структура работ;

·         организационная структура проекта и соответствующий ей план коммуникаций;

·         журнал рисков;

·        постановка задачи экспертам заказчика по детализации разработанных планов, а также по созданию календарного плана-графика и бюджета проекта;

·        проведение краткой сессии по анализу итогового набора планов;

·        разработка рекомендаций по дальнейшей организации ведения проекта.

Перед началом каждого раунда моделируемой сессии возможно (и в большинстве случаев полезно) наличие краткого теоретического блока, объясняющего необходимость каждого из планов и описывающего методы их построения.

После проведения стратегической сессии по планированию важного проекта мы готовы предложить Вам воспользоваться следующими связанными услугами:

• Разработка корпоративной системы управления проектами;
• Разработка методологии управления портфелем проектов;
• Построение команды проекта;
• Разработка системы мотивации проектной деятельности.