Мониторинг реализации критичного проекта

Тщательное планирование – только начало любого начинания. Каждый менеджер прекрасно знает, что Постоянные Изменения – неизбежные спутники любого проекта. Внезапно выстреливший риск, новые вводные от руководства, дополнительная внешняя информация (кто сказал «госрегуляторы»?) – и вот уже оперативные планы, схемы коммуникаций и даже состав проектной команды в очередной раз претерпевают изменения.

Для того чтобы эти изменения не явились причинами неприятных сюрпризов, необходимы регулярные профилактические осмотры состояния здоровья проекта. Иначе велик шанс, потеряв бдительность на дороге, на полном ходу врезаться в неожиданное препятствие.

Как известно, в большинстве компании всегда существуют 20% инициатив, приносящих 80% прибыли. Именно эти 20% проектов нуждаются в дополнительном внимании и опеке.

Для того, чтобы окружить наиболее важные проекты отеческой заботой, прежде всего необходимо понять,

• Выделены ли эти 20% проектов?
• Кем осуществляется мониторинг реального состояния этих проектов?
• Находятся ли эти проекты под прямым контролем бизнеса?
• Распространяются ли на эти проекты процедуры внутреннего контроля?

Ответы получены? – Прекрасно!

Осталось только понять, кому поручить контроль состояния здоровья пациента, а дальше опекать те проекты, которые по какой-то причине неважно себя чувствуют.

Потенциально задачу независимой проверки реализации критичного проекта может осуществлять проектный офис компании, но он есть не во всякой организации. А даже если есть, то зачастую подчиняется тому же руководителю, что и менеджеры проектов. В этом случае о независимости говорить не приходится.

В то же время приглашение внешнего консультанта чревато риском смещения акцентов мониторинга в сторону администрирования и чрезмерного увлечения контролем внешних форм, а не содержания. Зачастую консалтинговые компании проверяют своевременность отправки статус-отчетов, периодичность актуализации календарных графиков и журналов рисков. Но что именно написано в этих документах, насколько написанное на бумаге и вовремя переданное в проектный офис состояние дел соответствует действительности – вот как раз это и выходит за рамки работы внешних специалистов.

Такая проверка, как и, например, успешная сдача экзамена на водительские права, совершенно не гарантирует, что человек за рулем едет в правильном направлении и в конце пути окажется там, куда собирался попасть.

Мы в своей деятельности придерживаемся другого подхода.

Мы считаем, что внешние эксперты в обязательном порядке должны вчитываться в суть документов, проверяя не только своевременность их подачи, но и их полноту, актуальность и непротиворечивость, привлекая при необходимости компетентных в предметной области сотрудников Заказчика.

В этом случае на первое место выходит персональный практический и жизненный опыт консультанта: умение читать ненаписанное в документах и учитывать неучтенное в бюджетах.

Мониторинг реализации критичного проекта целесообразно проводить на регулярной основе. Периодичность проверок определяется исходя из длительности проекта и интенсивности выполнения работ. Например, один или два раза в месяц могут выполняться следующие диагностические действия:

• Верификация текущих результатов проекта;
• Сравнение плановых и фактических характеристик продукта;
• Проверка соблюдения мер по обеспечению качества продукта, в том числе с привлечением экспертов в предметной области проекта;
• Контроль соблюдения сроков и фактического расхода бюджета проекта;
• Актуализация реестра рисков и мер по реагированию на риски с привлечением ключевых игроков проектной команды;
• Контроль соблюдения процедур по управлению изменениями в ходе проекта.

В зависимости от отраслевой специфики Вашей компании и заданной предметной области мы предложим эксперта, чьи навыки и практический опыт наилучшим образом подходят для осуществления периодического мониторинга реализации критичного проекта.

Многолетний опыт проведения экспертиз позволяет нам со всей ответственностью получать истинную картину состояния дел по важным проектам и отвечать перед клиентами за глубину и качество проверок.

Перед стартом любого важного для компании начинания мы крайне рекомендуем проведение Сессии по планированию стратегически важного проекта.